استخدام نظرية نظم المعلومات المحاسبيةفى القضاء على مشكلات التحاسب الضريبي -المبحث الثاني

الفصل الثاني

نظرية نظم المعلومات المحاسبية

    عرف البعض[1] نظام المعلومات المحاسبية بأنه عبارة عن مجموعة من النظم والإجراءات التي تعمل داخل الوحدة الاقتصادية بهدف تجهيز البيانات وتوفير المعلومات التي تحتاج إليها إدارة الوحدة الاقتصادية للقيام  بمسئوليتها في المحافظة على الأصول وحماية حقوقها لدى الغير والتخطيط للعمليات المستقبلية وممارسة الرقابة على الأداء.

  ويعرف النظام بأنه وحدتان فاكثر تعمل فيما بينها لتحقيق هدف أو اكثر من هدف ، ولكل نظام رئيسي متكامل عدة أنظمة فرعية يتكون كل نظام فرعى من الإجراءات والأساليب التي توصل إلى تحقيق أهدافه مع مراعاة ضرورة وجود الإجراءات التي تكفل ربط هذه النظم الفرعية يبعضها البعض وبالنظام  المتكامل .

ويتكون نظام المعلومات المحاسبية من :

1- المديرين للنظام والمؤدين لواجباته المختلفة وهم الأشخاص   People

2- الخطوات أو الاجراءات وهى عبارة عن النظم اليدوية أو الالية أو الاثنين معا  Procedures

3- البيانات  Data

4- البرمجيات المستخدمة فى تشغيل البيانات Software

5- البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات Information technology infrastructure

ويقوم نظام المعلومات المحاسبية بمجموعة من الأعمال يمكن أن نوجزها فى النقاط التالية:

1- تجميع وتخزين البيانات المتعلقة بالأنشطة والأحداث .

2- معالجة وتحويل أى ترجمة البيانات الى معلومات نافعة فى اتخاذ القرارات.

3- تزويد الوحدة بما يساعدها فى تقييم أدائها واتخاذ قراراتها.

ولنظام المعلومات أهمية خاصة حيث جاءت نشرة معيار المحاسبة رقم 2 لمجلس معايير المحاسبة المالية الأمريكية وعرفت المحاسبة بأنها نظام للمعلومات ونصت على ان الهدف الرئيسى للمحاسبة هو تزويد متخذى القرارات بالمعلومات المفيدة To provide information useful to decision makers  

كما تتضح أهمية نظم المعلومات المحاسبية أيضا من الاحصائية التى قامت بها منظمة المحاسبين الاداريين والتى اشارت بان العمل المتعلق بالنظمة المحاسبية كانت واحدة من أكثر النشطة أهمية فى المزاولة من قبل محاسبي الشركات وان ثانى أهم العمال التى يزاولها محاسبي الشركات هى التخطيط الاستراتيجى بعيد المدى .

ونظام المعلومات المحاسبية يتاثر بمجموعة من العوامل التى تؤثر فى تصميمه وهى:

1- إستراتيجية الوحدة  Strategy

2- عادات وتقاليد وثقافة الوحدة Organizational Culture

3- تكنولوجيا المعلومات Information technology

ولكى يحقق نظام المعلومات المحاسبية أهدافه يجب تزويده بمعلومات دقيقة وفى الوقت المناسب واذا تم ذلك فان التصميم المحكم لنظام المعلومات المحاسبية يمكنه من :

1- تحسين الخدمة التى تقدمها الوحدة وتحسين انتاجيتها.

2- تحسين فاعلية وكفاءة الاجراءات والخطوات فى الوحدة.

3- تحسين القدرة على اتخاذ القرارات.

4- تزويد العاملين بالمهارة من خلالزياد تبادل المعرفة والخبرة .

هذه الأهداف لن تتحقق الا من خلال الاهتمام بالمعلومات التى يتم الحصول عليها وهذه المعلومات هى ناتج نظام المعلومات المحاسبي اذ أن المعلومات ما هى الا بيانات تم تشغيلها ومصطلح البيانات يعود الى كل الحقائق التى تم تجميعها وتخزينها ومعالجتها بالنظام المحاسبي ليحولها الى معلومات مفيدة اذن فالمعلومات Information هى بيانات Data تم ترتيبها ومعالجتها لتعطى معنى ذا مغزى ومن ثم فان قيمة المعلومة هى الفائدة المولدة من تلك المعلومة مطروحا منها تكلفة اخراج تلك الفائدة .

ومن الواضح أن المعلومة الجيدة هى التى يستطيع منها مستخدمها الوصول الى قرار جيد وللمعلومات المفيدة مجموعة من الخصائص نوجزها فى النقاط التالية :

1- فى وقتها Timely

2- مفهومة Understandable

3- يمكن اثبات صحتها Verifiable

4- وثيقة الصلة بالموضوع Relevant

5- موثوق بها ويعتمد عليها Reliable

6- كاملة Complete

هذه المعلومة يجب أن تساعد متخذ القرار فى اتخاذ قراره حيث ان اتخاذ القرار يتطلب عدة خطوات هى :

1- تحديد المشكلة Ideentify the problem

2- اختيار طريقة حل المشكلة

3- تجميع البيانات اللازمة لتنفيذ نموذج مقترح

4- تفسير مخرجات النموذج

5- تقييم استحقاقات كل بديل

6- اختيار وتنفيذ الحل الأفضل

ولنظام المعلومات المحاسبية مجموعة من الوظائف الأساسية التى يؤديها هى:

1- تجميع وتخزين البيانات المتعلقة بالأنشطة والتعاملات والأحداث بكفاءة وفاعلية وذلك من خلال:

·        أخذ بيانات الحدث على وثائق أصلية.

·        تسجيل بيانات الحدث بشكل يظهر ترتيب حدوثها الزمنى.

·        تخزين البيانات حسب نوعها واهميتها.

2- تزويد الادارة بمعلومات نافعة فى اتخاذ القرار وذلك على النحو التالى:

·        فى النظام اليدوى يتم تزويد هذه المعلومات على شكل تقارير وهذه التقارير اما أن تكون تقارير مالية Financial reports أو تقارير ادارية Managerial reports

3- التزويد بمراقبة داخلية ملائمة:

وذلك لتحقيق كل من :

·        التأكد من أن المعلومات الناتجة عن النظام يعتمد عليها اى موثوق بها.

·        التاكد من أن الأحداث والنشطة قد انجزت بشكل فعال ومنسجم مع أهداف الادارة.

·        حماية الوحدة.

ونظام المعلومات المحاسبية له دورة يتم من خلالها معالجة البيانات تتألف من أربعة خطوات  يمكن أن نستعرضها فى النقاط التالية :

الخطوة الأولى : إدخال البيانات Data input

الخطوة الثانية : تخزين البيانات Data storage

الخطوة الثالثة : معالجة البيانات Data processing

الخطوة الرابعة : اخراج المعلومات Information output

ويجب عند جمع البيانات مراعاة أن كل حدث ذا أهمية وانه يرتبط بالمصادر المتأثرة بكل حدث ويراعى ان يكون مرتبط بالممولين والعملاء المشاركين فى كل حدث كما أنه يجب عند ادخال البيانات أن تكون مرتبة تاريخيا وان يتم استخدام اللوثائق الصلية الورقية فى تجميع البيانات المدونة عليها ومن ثم نقلها على الحاسب الآلى وأن يتم تسجيل معظم البيانات من خلال شاشات ادخال مباشرة وأن يتم ترقيم مسبق لكل وثيقة أصلية واستخدام اعادة الوثائق وجعل النظام يعين رقما تسلسلى لكل حدث جديد مع استخدام مصدر آلى للبيانات .

وفى الخطوة الثانية يجب أن يتم تخزين البيانات بتصنيفها فى كيانات او أشياء متشابهة وأن يكون لكل كيان صفات أو خصائص ذات اهمية وهى التى بحاجة للتخزين

اما الخطوة الثالثة فى معالجة البيانات فان معالجة الرزم هى تحديث للبيانات المخزنة عن المصادر والممولين بشكل دورى والمعالجة المباشرة هى تحديث للبيانات فى وقت وقوع كل حدث .

ومع مراعاة أنه اذا تم الاهتمام بالخطوات الثلاث الأولى فان المعلومات المستخرجة فى الخطوة الرابعة سوف تتميز بخصائص المعلومة الجيدة ومن ثم سوف تساعد فى اتخاذ قرار سليم للادارة واداء جيد للوحدة.

من هنا يصبح نظام المعلومات المحاسبية أوسع قاعدة من النظم المحاسبية التقليدية نظرا لأنه ينهض لتجميع وتجهيز كمية ضخمة من البيانات وذلك من خلال عدد من النظم الفرعية التي تختص بمجالات محددة لتوفير البيانات اللازمة للإدارة بالإضافة إلى إرساء أسس وقواعد الرقابة الداخلية على عمليات الوحدة الاقتصادية.

ولنظام المعلومات المحاسبي مجموعة من المقومات[2] هي:

1- إطار يحصر العناصر الداخلية ويبين أهم العناصر الخارجية، وهذا يساعد في اختيار الأساليب التي تستخدم في عملية التشغيل.

2-  مجموعة من العناصر المترابطة وهى خليط من مجموعتين:

أ‌-     العناصر المادية : والتي تتكون من المستندات وما في حكمها والدفاتر والسجلات والتقارير والقوائم.

ب‌- العناصر البشرية : وتتكون من ماسكي الدفاتر والمحاسبين والمحللين الماليين.

3- مجموعة من المفاهيم والمبادئ وقواعد المحاسبة والتي تتسم بالمرونة حسب التطورات المحيطة بالمنظمة والتي تحكم تشغيل النظام.

4-  سلسلة من الإجراءات يعمل النظام وفقا لها تتكون من :

·        المدخلات  : حيث يتم تجميع البيانات عن الأنشطة المالية للمنظومة وإدخالها.

·        عمليات التشغيل : حيث يتم تسجيل وتصنيف وتبويب وتحليل العلاقات لاستخراج النتائج .

·        المخرجات : وهى عرض وتفسير المعلومات من خلال التقارير المختلفة.

ويتميز نظام المعلومات المحاسبي الجيد بمجموعة من الخصائص[3] الواجب توافرها من أهمها:

1-  اقتصادية تشغيل النظام المحاسبي.

2-  بساطة هيكل النظام المحاسبي.

3-  المرونة.

4-  الملائمة.

5-  التقارير المطلوبة.

6-  السرعة والدقة.

ويهدف نظام المعلومات المحاسبي إلى :

1-  إنتاج التقارير اللازمة لخدمة أهداف المشروع.

2-  يجب أن تتوافر في بياناته وتقاريره الدقة في الإعداد والنتائج.

3-  يجب أن تقدم التقارير في الوقت المناسب.

4- يجب أن يحقق النظام المحاسبي اشتراطات الرقابة الداخلية اللازمة لحماية أصول المشروع ورفع كفاءة أدائها,

5-  يجب أن تتناسب تكلفة النظام وتكلفة إنتاج بياناته مع الأهداف المطلوبة منها.

ولتحقيق هذه الأهداف يجب أن يتمتع تصميم وإنشاء نظام المعلومات المحاسبية بمجموعة من المبادئ تتركز في مبدأ تكامل وترابط عمليات المشروع وأقسامه ومبدأ كتابة المستندات والبيانات مرة واحدة ومراعاة دور الآلات في تحقيق مبدأ كتابة البيانات والارتباط بمظاهر أساسية للرقابة الداخلية في النظام المحاسبي.

من هنا يتضح أن نظام المعلومات المحاسبي يعمل على تجهيز البيانات وإعدادها لتخرج في صورة معلومات تفيد متخذي القرار ، وبالتالي في حل كثير من المشكلات لكل من متخذي القرار سواء الداخليين أو الخارجيين،

ولما كانت هناك مشكلات قمنا بالتعرض لها خلال الفصل الأول لعملية التحاسب الضريبي وحيث أن النظام الضريبي يتمتع  بتوفر مقومات خاصة به من إطار يحصر عناصره الداخلية ومجموعة من العناصر المترابطة سواء كانت عناصر مادية أو بشرية كما يتمتع بسلسلة من الإجراءات وله أهداف محددة من إنتاج تقارير لازمة لخدمة الأهداف وتوافر معلومات وتقارير تتوفر فيها الدقة في الإعداد والنتائج وفى الوقت المناسب وتحقيق الرقابة الداخلية مع مراعاة مقابلة المصروفات بالإيرادات فان ذلك يقودنا لدراسة النظام الضريبي كنظام ومعرفة كيفية استخدام نظرية النظم من خلاله للقضاء على مشكلات التحاسب الضريبي أو تقليلها وذلك في الفصل التالي.

---

[1] د. منير محمود سالم ، نظم المعلومات والحاسب الالكتروني، القاهرة ن دار النهضة العربية ، 1980 ، ص19.

[2] د. وفاء محمد عبد الصمد ، النظم المحاسبية والمحاسبة الآلية، مكتبة الجلاء الجامعية ، بور فؤاد، ص 13

[3] أ.د . صابر حسن الغنام ، النظام المحاسبي في المواني والشركات الملاحية ، مكتبة الجلاء الحديثة ، بورسعيد ، 2001 ، ص 13.